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¿Cómo trabajar en equipo de forma remota? TIPs de Digital House

Dado que la pandemia provocada por el virus COVID-19 está obligando a que las empresas envíen a sus equipos a trabajar desde sus casas, es necesario desarrollar ciertas habilidades y adquirir nuevos hábitos con el objetivo de mantener lo más posible el ritmo normal de nuestras conversaciones laborales y que las tareas fluyan de forma natural a pesar de la distancia.

Paso por paso

Como esta cuarentena a tomado a muchas organizaciones del mundo por sorpresa, los primero que las empresas deberían hacer para que el home office resulte más sencillo para todos es crear un protocolo que describan cómo deberían ser los procesos de trabajo para que cada colaborar pueda enviarle el material al colega indicado en el momento propicio a fin de no generar demoras ni confusiones. Además, recomendamos que se listen las herramientas de productividad y comunicación sincrónica y asincrónica con una breve guía para que los usuarios puedan familiarizarse rápidamente con ellas. 

Adicionalmente, es buena idea crear un espacio de trabajo colaborativo, donde se van subiendo los documentos. Dado que en estas plataformas los documentos se pueden actualizar online y a distancia, incluso con varios colaboradores trabajando en el mismo archivo en simultáneo, se evitar los cruces de correos electrónicos con adjuntos que han quedado obsoletos, ya que al alojarse y editar en la nube, siempre se trabaja sobre la última versión. Para eso, herramientas como Google Drive y Notion, entre tantas otras, son muy útiles. 

Diariamente el equipo de trabajo puede reunirse a una hora pre-pautada en un espacio virtual a través de una videoconferencia. Este tipo de encuentros es fundamental porque además de la voz, en este caso los gestos, el lenguaje corporal y los tonos de voz ayudan a mejorar no solo la interacción del equipo sino también el clima laboral. Actualmente existen varias opciones de videoconferencia como Zoom y Google Hangouts, por mencionar solo dos. 

En el marco de la videollamada cada usuario encontrará opciones tales como “silenciar/activar micrófono”, “silenciar/activar webcam”, y “chat”. Es importante que los participantes de la videoconferencia se familiaricen con estos comandos para optimizar la comunicación. En este sentido, se recomienda tener el micrófono desactivado cuando no se habla para evitar que los sonidos del hogar y las notificaciones de los otros dispositivos afecten la calidad de la videollamada. Por otra parte, el chat es una excelente herramienta para escribir preguntas o dudas de forma tal de no interrumpir a la persona que está hablando.  

Las videollamadas son ideales para generar empatía y cercanía con todos los miembros a pesar de la distancia. En Digital House, por ejemplo, más allá de las reuniones laborales diarias, utilizamos este recurso para distendernos a través de “after office” remotos donde conversamos sobre aspectos que no están vinculados con el trabajo.

Tips prácticos para mejorar la comunicación remota:

  • Cuidar al máximo la forma de expresión: En estos momentos de crisis sanitaria, donde todos estamos más susceptibles, es mejor no ser tan breve en las comunicaciones y, en todo caso, esforzarse porque que el mensaje se envíe lo más claro posible, así se evita que los interlocutores tengan que esforzarse por interpretar lo que se le dice.  
  • No bombardear al equipo con mensajes: Lo ideal es evitar el envío del mismo mensaje por distintos canales porque esto crea irritabilidad en el interlocutor. Tampoco se deben enviar mensajes preguntando si se recibió el mensaje anterior.  Definitivamente, abusar de los canales de comunicación digitales puede resultar incómodo para el resto de los miembros que podrían sentirse presionados ante el volumen de mensajes recibidos.  
  • Netiquette: Recordar las buenas normas de educación online siempre es importante. Alguna de ella son: cuidar la calidad de la redacción para no cometer errores ortográficos y de tipeo; no escribir con mayúsculas, no viralizar contenido que puede ser falso. Actualmente hay mucha fake news acerca del coronarivus; y respetar los horarios de descanso de los colegas, entre otros. 
  • Para muchos colaboradores el teletrabajo es una experiencia nueva, que puede causar temores y ansiedades. Sin embargo, con paciencia y voluntad las interacciones remotas irán mejorando junto con nuestras habilidades para comunicarse a distancia. 
  • Como siempre, el secreto para que el equipo remoto se desempeñe tan bien como cuando están todos reunidos en la oficina, no está en poner el énfasis en las herramientas digitales, sino en comprender las nuevas reglas de compromiso, relacionamiento y en las habilidades concretar que tenemos como personas para relacionarnos con otros en el mercado de esta era digital y de este momento tan especial que está viviendo todo el planeta.